Nombre, proveedor y precio no bastan para dar de alta un ingrediente que va a entrar en un producto que algún día se fabrica en serio. Faltan, como mínimo, cinco datos más, y todos viven en el mismo sitio: la ficha de la materia prima en el maestro.
Ya conté en compras e I+D la historia de la muestra gratuita que retrasa un lanzamiento dos meses. Esto es el reverso: no la anécdota, sino la lista concreta de campos que, si están rellenos desde el primer día, evitan que la historia se repita.
Los cinco campos
Proveedor. No solo el que trajo la muestra: el proveedor real, con el que compras negocia condiciones. Si hay varios proveedores para el mismo material, cada uno con su propia ficha o con el dato diferenciado.
Densidad. Un dato que parece de laboratorio y es, en realidad, de logística: convierte litros en kilos y kilos en litros, y sin él cualquier cálculo de volumen de compra o de capacidad de almacenamiento se hace a ojo.
MOQ. El mínimo de pedido. El dato que más sorpresas provoca cuando falta, porque cambia radicalmente la viabilidad de un ingrediente según el volumen del producto que lo usa.
Plazo de entrega. El real, no el del catálogo. Condiciona directamente cuánto margen hay entre aprobar una fórmula y tener stock para el primer lote industrial.
Segunda fuente. Si existe un proveedor alternativo para el mismo material, o un sustituto técnicamente equivalente. Un ingrediente crítico sin segunda fuente es un riesgo de continuidad que conviene conocer antes de construir un producto entero encima.
Un ejemplo de por qué falta uno y descarrila el resto
Un ingrediente con MOQ de 500 kg, plazo de diez semanas y un solo proveedor puede ser perfectamente aceptable para un producto que consume dos toneladas al año. El mismo ingrediente, en un producto que consume 50 kg al año, es un problema de inmovilizado, de caducidad de stock y de dependencia de un único origen, todo junto. El dato aislado —«MOQ 500 kg»— no dice nada por sí solo; lo que importa es cruzarlo con el consumo previsto del producto que lo va a usar, y eso solo se puede hacer si el dato está en un campo consultable y no en la memoria de quien negoció la última compra.
Por qué estos cinco y no otros
Porque son los que compras necesita para decir «sí, esto se puede fabricar en volumen» y los que I+D necesita para no formular sobre una base que resulta inviable en cuanto se sale del banco de pruebas. El maestro de ingredientes ya tiene una estructura pensada para aguantar años; estos cinco campos son la parte de esa estructura que menos se rellena al principio, y la que más se echa de menos después.
Quién los rellena, y cuándo
No es trabajo del formulador, y por eso a menudo no se rellenan: nadie los pide de forma explícita. La respuesta práctica es que compras los aporta en el momento de homologar un material —el mismo momento en que ya está pidiendo oferta a volumen— y el laboratorio los consulta, no los inventa.
Un matiz que vale la pena señalar: estos cinco campos cambian con el tiempo. El plazo de un proveedor de hoy no es el de dentro de dos años; el MOQ se renegocia; aparece una segunda fuente que antes no existía. Conviene tratarlos como datos vivos, con su propio histórico de precio cuando aplique, y no como un formulario que se rellena una vez y se olvida.
La señal de que faltan
Si cada vez que se acerca un lanzamiento aparece una sorpresa de plazo, de mínimo de pedido o de proveedor único, no es mala suerte repetida: es que estos cinco campos no están en la ficha del ingrediente, y la información vive en la memoria de una persona de compras que, con suerte, está disponible cuando se le pregunta.