Una empresa de fabricación que no vamos a nombrar tenía sus fórmulas —quince años de desarrollo— en un ordenador del laboratorio, con copia semanal a un disco externo que vivía en el mismo cajón. Un problema eléctrico se llevó los dos.
Recuperaron una parte a base de fichas técnicas impresas y de la memoria del jefe de laboratorio. Perdieron el histórico de ensayos completo: qué se había probado, qué había fallado y por qué. Un año después seguían repitiendo pruebas hechas en 2018.
Este artículo va de que a ti no te pase.
Qué vale exactamente lo que tienes
Antes de hablar de tecnología, la cuenta. El valor de tu repositorio de fórmulas es, como mínimo:
- El coste de reconstruirlo: horas de laboratorio de años. En el ejemplo del coste de un desarrollo, 35.000 € por producto. Multiplica por tu catálogo.
- El lucro cesante mientras no puedes fabricar ni responder a clientes.
- El conocimiento negativo: todo lo que sabes que no funciona. Esto no se reconstruye; se vuelve a pagar en ensayos.
Para un laboratorio con veinte productos, hablamos de centenares de miles de euros. Merece algo más que un disco en un cajón.
La regla 3-2-1, que sigue vigente
Tres copias de los datos, en dos soportes distintos, una de ellas fuera del edificio. Es de los años ochenta y sigue siendo el mínimo razonable.
Traducido a hoy:
| Copia | Dónde | Frecuencia |
|---|---|---|
| Datos vivos | Servidor / servicio en la nube | Continuo |
| Copia local | Otro servidor o NAS | Diaria |
| Copia externa | Otro proveedor u otra región geográfica | Diaria |
Si tu software es en la nube, las tres las hace el proveedor, pero eso hay que preguntarlo, no suponerlo.
Las cinco preguntas al proveedor
1. ¿Con qué frecuencia se hacen copias? Diaria es el mínimo. Pregunta cuánto trabajo perderías en el peor caso.
2. ¿Cuánto tiempo se conservan? Un mes es corto. Un error que se descubre a los cuarenta días con solo treinta de retención es irreparable.
3. ¿Dónde están? Si están en el mismo sitio que los datos, no son una copia: son una duplicación.
4. ¿Habéis probado a restaurar? Esta es la pregunta buena. Una copia que nunca se ha restaurado es una hipótesis. Un proveedor serio hace pruebas de restauración periódicas y te lo puede contar.
5. ¿Puedo tener yo mi propia copia? Independiente del proveedor, en tu poder, en un formato que puedas leer. Esto lo desarrollo abajo.
La copia que controlas tú
Aunque tu proveedor sea impecable, hay escenarios que sus copias no cubren: que la empresa cierre, que haya un conflicto contractual, que decidas cambiar de sistema, que una cuenta se bloquee.
Por eso conviene una exportación periódica en tu poder: al menos las fórmulas vigentes de tu catálogo, en un formato abierto (CSV, JSON, PDF), descargada trimestralmente y guardada donde tú decides. Es media hora al trimestre y es tu seguro de continuidad.
Y es la prueba práctica de la pregunta 19 de las preguntas para una demo: si exportar tus datos es difícil, hay un problema de fondo en la relación.
Propiedad intelectual: lo que hay que tener escrito
Además de la copia, la titularidad. Tres cláusulas que conviene revisar en cualquier contrato de software:
- Los datos son tuyos. Explícito, sin ambigüedad. El proveedor los custodia y los procesa para prestarte el servicio, no adquiere derechos sobre ellos.
- Salida garantizada. Qué te llevas si te vas, en qué formato y en cuánto tiempo. Y cuánto cuesta (idealmente, nada).
- Confidencialidad. El proveedor no usa tus fórmulas para nada, ni siquiera agregadas o anonimizadas, salvo autorización expresa. En un sector donde la fórmula es el activo, esto no es paranoia.
El otro riesgo: hacia dentro
Las fórmulas rara vez se pierden por un desastre técnico. Se pierden por la puerta, en un pendrive, cuando alguien cambia de empresa.
No hay tecnología que lo impida del todo, pero hay medidas razonables:
- Permisos por rol. No todo el mundo necesita ver todas las fórmulas. Ver permisos y secreto industrial.
- Registro de accesos y exportaciones. Saber quién descargó qué y cuándo. Su valor es tanto disuasorio como probatorio.
- Bajas gestionadas. Un procedimiento de salida que revoque accesos el mismo día.
- Acuerdos de confidencialidad firmados y que se recuerden en la salida.
Y la prueba que casi nadie hace
Una vez al año, dedica dos horas a esto: pide una restauración de prueba. A tu proveedor o a tu informático. Que te enseñen los datos de hace un mes, funcionando.
Es la única forma de saber si tus copias existen de verdad. En más ocasiones de las que parece, esa prueba descubre que el proceso llevaba meses fallando en silencio, y ese es exactamente el momento en que quieres enterarte: un martes cualquiera, no el día del incendio.