Si has pedido presupuesto a tres proveedores para «un software para el laboratorio», probablemente te han llegado tres cosas que no se parecen. Y las tres se presentaban como la solución. Aclaremos el mapa.
Las cuatro categorías
ERP (Enterprise Resource Planning). El sistema de gestión de la empresa: compras, ventas, stock, producción, contabilidad. Sabe cuántos kilos de glicerina tienes y cuánto pagaste. No sabe formular: para un ERP, una fórmula es una lista de materiales (BOM) de un artículo que ya existe. No versiona ensayos, no compara mods, no calcula un Nutri-Score.
PLM (Product Lifecycle Management). Gestiona el producto desde la idea hasta la retirada: especificaciones, fórmulas, documentación, regulatorio, colaboración con proveedores y clientes. Es la categoría que de verdad cubre el I+D formulador. Los grandes del sector (Trace One, Selerant/Devex, Coptis en cosmética, Formpak en fragancias) juegan aquí. Potentes, completos y, en general, pensados y presupuestados para corporaciones.
ELN (Electronic Lab Notebook). El cuaderno de laboratorio electrónico. Registra experimentos: qué hiciste, con qué, qué observaste, con firma y fecha. Excelente en investigación química y farmacéutica. Débil en costes y en gestión de catálogo: es un cuaderno, no un sistema de producto.
LIMS (Laboratory Information Management System). Gestiona muestras y analíticas: entrada de muestra, ensayos, resultados, certificados, equipos y calibraciones. Es el mundo del laboratorio de control de calidad, no del de desarrollo. Si tu problema es gestionar 400 análisis al mes, es esto lo que necesitas.
Dónde solapan
| Función | ERP | PLM | ELN | LIMS |
|---|---|---|---|---|
| Fórmula versionada | Débil | Fuerte | Media | No |
| Escandallo y coste | Medio | Fuerte | No | No |
| Registro de experimentos | No | Medio | Fuerte | No |
| Gestión de muestras y ensayos | No | Medio | Medio | Fuerte |
| Regulatorio y etiquetado | No | Fuerte | No | No |
| Compras y stock | Fuerte | Débil | No | Débil |
| Producción y órdenes de fabricación | Fuerte | Media | No | No |
| Facturación | Fuerte | No | No | No |
Los solapes explican por qué los comerciales se pisan: un PLM con módulo de coste roza al ERP, y un ERP de industria de procesos con gestión de recetas roza al PLM. Pero el centro de gravedad de cada uno es distinto, y se nota en lo que es fácil y lo que es doloroso.
El error más caro: intentar que el ERP haga de PLM
Es la historia más repetida que me encuentro. La empresa tiene un ERP, el ERP tiene «escandallos», y alguien decide que el laboratorio trabaje ahí.
Lo que pasa:
- El laboratorio necesita crear cuarenta variantes de un producto para probar. El ERP quiere crear cuarenta artículos con su código, su ficha y su alta en el maestro. Absurdo.
- El ERP exige que todo tenga precio y proveedor. En I+D formulas con muestras gratuitas y materiales sin código.
- No hay concepto de «prueba descartada». En el ERP todo lo que existe es real.
- Al cabo de tres meses, el laboratorio ha vuelto a Excel y solo mete en el ERP el producto final. Que es, en realidad, el reparto correcto.
Ese reparto —el ERP para lo que ya es producto, otra herramienta para lo que se está inventando— es el que funciona. La frontera natural está en la aprobación: cuando una fórmula se aprueba y va a fabricarse, el ERP recibe el artículo y su lista de materiales. Antes de eso, el ERP no tiene nada que hacer.
Qué necesitas según tu situación
Laboratorio de 2-5 personas, catálogo pequeño, sin auditorías. Empieza por una herramienta de formulación asequible. Un PLM corporativo es desproporcionado en precio y en tiempo de implantación.
Pyme de 10-50 personas con ERP ya instalado. Un sistema de I+D que cubra fórmulas, revisiones, costes, prototipos y regulatorio, e integrado con el ERP en el punto de aprobación. Es el escenario más común y el peor servido por el mercado: los PLM grandes son caros e implantarlos lleva de seis a dieciocho meses; las herramientas pequeñas suelen quedarse en el cálculo de la fórmula.
Laboratorio de control de calidad con volumen de muestras. LIMS, y separado del de desarrollo.
Investigación exploratoria, química fina, farmacia. ELN, por el valor legal del registro del experimento.
Corporación multiplanta y multipaís. PLM grande, sin duda. Ahí sus capacidades de colaboración con proveedores y de gestión regulatoria multipaís justifican su precio.
Las preguntas que hay que hacer al comercial
Independientemente de la sigla que tenga en el folleto:
- Enséñame cómo creo la revisión 8 clonando la 7. (Cronométralo.)
- Enséñame la comparación entre dos revisiones.
- Cambia el precio de un ingrediente y enséñame qué productos se ven afectados.
- Intenta editar una fórmula aprobada.
- Imputa el consumo real de un lote piloto y enséñame la desviación.
- Sácame la lista de productos que contienen X.
Si las seis funcionan sin desarrollos a medida, da igual cómo se llame la categoría: te sirve. Amplío la lista en qué preguntar en una demo.